jueves, 3 de marzo de 2011

Hernánde Maya Julio César

Unidad Número 5

¿Cómo se organiza un Evento deportivo?

Grupo:554

Memoria del evento

De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el "momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
10.1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
10.2. DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
10:3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC
10.4. AGRADECIMIENTOS
10.5. JUSTIFICACIONES

Ceremónia de Clausura

La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…

Premiación

En este punto es donde se le reconoce a los mejores competidores su esfuerzo, ya sea con una medalla, un trofeo, o cualquier otro reconocimiento por haber hecho un papel ejemplar en su actividad deportiva, Estos seran otorgados por el comite de honor despues de haber finalizado la actividad.

Desarrollo

Aunque los eventos deportivos van ganando terreno en la vida económica y se convierten, cada vez más, en escaparates publicitarios en lugar de ocio de masas y, por lo tanto, en un canal importante para los medios de comunicación, la gestión y organización de cualquiera de los grandes eventos sigue siendo una gran desconocida.

Ceremonia de apertura

Para realizar una adecuada ceremonia de apertura es necesario contar con los competidores, jueces, y las autoridades necesarias para poder tener una adecuada ceremonia.
Puede ser solo un discurso para los competidores o un entretenimiento para poder dar inicio a los eventos deportivos predeterminados.

Sistema de Competencia

Definir el tipo de torneo y el horario de competencias y quien se hara cargo de cada competencia, lo mas importante es tener un grupo de jueces que te ayuden a realizar las competencias ellos se encargaran de los resultados y del reglamento otro grupo debe desarrollar la logistica en el que previamente sabran que se necesita para cada competencia ( balones,redes,pizarras, cronometros, material de apoyo como plumas cuadernos etc,) si vas a tener hidratacion alguien debe conseguir el agua o lo que vayas a dar y por ultimo debes de dar aconocer a los ganadores , premiarlos y publicar los resultados.

Convocatoria

la convocatoria ya sea fisica (papel) o por otro medio radio,tv internet etc... en la que vas a invitar a participar a equipos de cualquier deporte.debes señalar dia, fecha y lugar ademas de las categorias por edades o por equipos, tambien debes señalar que el reglamento estara regido por cierta asociacion o grupo de jueces tambien debes señalar los premios ya sean en efectivo o en especie (trofeos,medallas, etc..) tambien debes mencionar el dia del registro de participantes o equipos y la fecha limite para inscribirse. Tambien señalaras que habra junta previa con los capitanes de los equipos para tal dia.

Adecuación de infraestructura

Es el desarrollo logístico en cuanto a materiales necesarios: banderas, partituras de himnos, catering, podiums/tarimas, premios (trofeos, medallas, etc)., regalos promocionales, etc
Esto tiene mucha relacion con el presupuesto con el que cuenat el comite organizador ya que debe planaera los gastos mas esenciales y despues los que no son de tan alta relevancia. Puede buscar ayuda de patrocinadores.

Comité de honor y Justicia

Se entiende como presidencia el conjunto de personas que ocupa el lugar más preeminente y
destacado de un acto.
Por lo general, claramente destacada del resto de los invitados.
El protocolo clásico recoge la ordenación del conjunto de la presidencia en base a:
Ordenación en alternancia:
Impar. La persona que presida ocupara el puesto central y a su derecha la de
segundo nivel, posteriormente, continuaremos de izquierda a derecha hasta finalizar la línea de
autoridades.
La persona que preside se colocará a la derecha del centro. Y a la
izquierda de este “falso” centro, la de segundo nivel., alternando nuevamente hasta finalizar la
línea.
Ordenación Lineal: La persona de mayor rango abre la línea de autoridades, el resto se
irá colocando consecutivamente.
Presidencia de Pie.
Siempre la utilizamos para recibimientos oficiales, recepciones y audiencias.
Propia para actos celebrados en
Para
Áreas de honor en los laterales o frente a la misma.
La disposición de los invitados es al libre albedrío.
La distancia entre la presidencia y los invitados dependerá de las características del
local, o del espacio exterior.
Presidencia sentada:locales cerrados, con duración por encima de losy de carácter formal.Palco.
Utilizada en actos celebrados en
40´
Presentaciones de Jornadas, congresos, actos académicos, entrega de premios...etc.
La presidencia se colocara en una mesa que mire de frente a los invitados.
La mesa debe tener extensión suficiente (que nadie se “caiga” por los extremos).
Los invitados también deben estar sentados.
Reserva de las primeras filas.
Dentro de la presidencia sentada y muy característico de los eventos deportivos debo
de incluir y destacar el uso del
locales cerrados, breves y de carácter informal.actos al aire libre y también de corta duración.

Jueces

Los jueces que determinan las puntuaciones de los eventos deben de estar capacitados y especializados en ese deporte, ya que para juzgar a los competidores deben de haber estudiado el deporte, sus tecnicas, sus derivados y sus ramas.
Ellos determinan la calificacion de los competidores por mejor presentacion, mayor nivel de dificultad de us actividad y por supuesto la mejor ejecucion.Dependiendo de cada deporte es el número de ellos

Necesidades de material y equipo

El comité organizador como su nombre lo dice es el encargado de organizar el evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y el programa y de coordinar a los otros comités. El comité financiero es el encargado del manejo del dinero, de realizar el presupuesto, comercialización, gestión ante empresas y rendición de cuentas. El comité de comunicaciones trabaja con la difusión, la promoción, venta y as relaciones publicas con los medios de comunicación desde la prensa, radio y si la magnitud del evento lo requiere con la televisión. El comité técnico trabaja en la programación, el cumplimiento de los horarios, todos los aspectos técnicos, la implementación y todos los materiales necesarios.

Presupuesto

Un punto importante es lo referente a la fijación del precio en lo cual van a influir los costos de publicidad, la promoción, el monto que debe pagar el participante y todo lo que compete a la venta del evento ya que de esto depende el éxito del mismo. Es tan relevante lo que tiene que ver con los valores de la venta del evento como los costos para llevarlo a cabo, se debe tener en cuenta el margen de utilidad, los patrocinadores con los que se cuenta, los materiales, gastos de funcionamiento, mano de obra y los imprevistos.

Planeación y Organización

La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen termino un cértamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros.

En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del cértamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.

Un punto importante es lo referente a la fijación del precio en lo cual van a influir los costos de publicidad, la promoción, el monto que debe pagar el participante y todo lo que compete a la venta del evento ya que de esto depende el éxito del mismo. Es tan relevante lo que tiene que ver con los valores de la venta del evento como los costos para llevarlo a cabo, se debe tener en cuenta el margen de utilidad, los patrocinadores con los que se cuenta, los materiales, gastos de funcionamiento, mano de obra y los imprevistos.

Las personas que van a trabajar para organizar y llevar a feliz término el evento se deben organizar en diferentes comités y cada uno de estos debe tener unas funciones establecidas previamente y un organigrama. Los comités de trabajo son los siguientes: organizador, financiero, comunicaciones, logística y técnico.

El comité organizador como su nombre lo dice es el encargado de organizar el evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y el programa y de coordinar a los otros comités. El comité financiero es el encargado del manejo del dinero, de realizar el presupuesto, comercialización, gestión ante empresas y rendición de cuentas. El comité de comunicaciones trabaja con la difusión, la promoción, venta y as relaciones publicas con los medios de comunicación desde la prensa, radio y si la magnitud del evento lo requiere con la televisión. El comité técnico trabaja en la programación, el cumplimiento de los horarios, todos los aspectos técnicos, la implementación y todos los materiales necesarios.

Ya teniendo en cuenta lo concerniente a la fijación del precio y los comités que van a trabajar es necesario hablar sobre la clasificación del evento el cual se divide de acuerdo a lo que se busca con el cértamen. Por consiguiente se puede hablar de eventos de capacitación, recreativos y competitivos.

Los eventos de capacitación se dividen en talleres, seminarios, congresos, y ponencias y estos consisten en capacitar a los participantes en un tema de interés para ellos, por eso en el proceso de planeación es importante indagar sobre temas que puedan tener varia acogida entre el grupo objeto por ejemplo un congreso internacional de recreación y tiempo libre o un seminario taller de ciencias aplicadas al deporte. Otro punto clave es la buena escogencia de los ponentes, que sean personas capacitadas y con mucha experiencia en el tema que van a tratar de tal forma que sea llamativo para el participante, que y no se puede dejar a un lado lo relacionado con las ponencias, estas no deben ser repetitivas y deben estar actualizadas.

En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.

Entre los eventos recreativos se encuentran los campamentos, gymkhanas y actividades acuáticas para su organización se debe tener en cuenta el staff o grupo de trabajo, logística para los materiales a utilizar y el paramédico para el cuidado de los participantes. Los certámenes recreativos se venden a empresas por medio de propuestas que incluyen todo lo necesario durante el tiempo que el grupo este con el staff de recreadores.

En los eventos deportivos se pueden resaltar los campeonatos y torneos, en estos debe haber un reglamento en el cual quede especificado el sistema de juego a utilizar, las inscripciones, la premiación y todo lo relacionado con las faltas y sanciones, en estos se enfrentan delegaciones de forma grupal e individual, se debe tener en cuenta que se busca ganar, integrar los participantes y la formación de valores por medio de la práctica deportiva. El grupo organizativo debe tener en cuenta la organización de los equipos, la atención a los delegados, la información oportuna sobre las fechas y jornadas que se van a realizar, la buena escogencia del cuerpo arbitral que va a estar a cargo de los partidos, la premiación, el costo de la inscripción y la acreditación de deportistas, entrenadores y delegados.

En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área. Por último quiero terminar resaltando que el organizador de eventos deportivos debe ser una persona dinámica, proactiva y con la capacidad de solucionar problemas al instante, de esta forma se lograra cumplir con lo esperado y se obtendrán los beneficios personales, sociales y económicos esperados y se tendrá el agrado de brindar a las personas un evento que cumpla con sus expectativas y de esta forma valdrá la pena el tiempo dedicado en la planeación y la organización del mismo y saber que si apostamos con pasión y amor por lo que se esta realizando siempre se va a culminar con mucho éxito.

¿Cómo se organiza un evento deportivo?

El deporte, en sus diferentes modalidades, ha recibido en el último medio siglo un impulso
importante, en gran parte debido a que la televisión permite, a millones de espectadores,
contemplar cualquier evento deportivo por lejos que se encuentre el lugar donde se realice. De
ahí que sus organizadores deban hacer un esfuerzo importante para que se desarrolle con
orden y brillantez;
sobre todo las ceremonias protocolarias relacionadas con las personas:
deportistas, directivos, autoridades, etc. que participan
y con los símbolos que se utilizan.
Pero siempre bien limitada la repercusión del evento para ajustar el diseño del mismo a su
notoriedad.
El acontecimiento deportivo por excelencia son las Olimpiadas. Seguramente afrontáis con
ilusión y mucho trabajo la organización de cada uno de vuestros actos pero ¡ojo!, dimensionar
bien la repercusión del mismo. Tan malo es no organizar nada como intentar hacerlo como si
cada uno de ellos se tratase de unas Olimpiadas.
Las “tres” más básicas:
1.Sencillez
2.Educación
3.Anticipación.
Si bien, autoexigirnos mayor concreción en las pautas a seguir en la organización del evento
nos llevará a una mejor planificación y coordinación del mismo.
Por tanto debemos prefijar:
Un acto debe obedecer a “algo” (motivo por el que lo organizamos)
A quienes nos dirigimos
Grado de formalidad
Qué instituciones o personas realzan el acto.
Nº de invitados, asistentes, público en general, etc.